Wer, wann und für wen

Der Arbeitgeber stellt ihn jeder Arbeitnehmerin und jedem Arbeitnehmer jedes Jahr aus, mit allen geldwerten Leistungen des Kalenderjahres: Lohn, Gehaltsnebenleistungen, Spesen. Bei einem Austritt ist er sofort auszustellen. In der Regel gibt es pro Person und Jahr nur einen Lohnausweis.

Der Lohnausweis gehört der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer, die ihn der Steuererklärung beilegen. Die Kantone Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis verlangen zusätzlich ein Exemplar direkt vom Arbeitgeber an die Steuerverwaltung; in Luzern ist dies freiwillig.

Wer keinen Lohnausweis ausstellt oder falsche Angaben macht, kann bestraft werden (Art. 127, 174 und 186 DBG, Art. 251 StGB).

Womit ausfüllen

eLohnausweis SSK: kostenlose Webanwendung für KMU ohne Lohnprogramm, mit Druck des Barcodes.
Das Formular 11 als ausfüllbares PDF von der Website der ESTV.
Das Lohnprogramm, das ihn meist direkt auf weisses Papier druckt.

Der Lohnausweis ist zu unterzeichnen, ausser er wird vollständig automatisch erstellt.

Die Felder A bis I

ALohnausweis: Ankreuzen für Löhne, Verwaltungsratsentschädigungen und Leistungen der Arbeitslosenversicherung.
BRentenbescheinigung: Nur für Renten von Vorsorgeeinrichtungen (2. Säule).
CAHV-Nummer und Geburtsdatum: 13-stellige AHV-Nummer links, Geburtsdatum rechts.
DJahr: Das Kalenderjahr der deklarierten Löhne.
ELohnperiode: Genaue Daten von Beginn und Ende der Tätigkeit im Jahr, auch bei ganzjähriger Anstellung. Bei mehreren kurzen Einsätzen genügen Beginn des ersten und Ende des letzten.
FUnentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort: Ankreuzen, wenn die Person den Arbeitsweg nicht selbst bezahlt: Geschäftsauto auch für den Arbeitsweg, Sammeltransport (zum Beispiel zu Baustellen), Generalabonnement für die Arbeit. Nicht ankreuzen, wenn der Arbeitgeber eine Vergütung für den Arbeitsweg zahlt; diese gehört in Ziffer 2.3.
GKantinenverpflegung / Lunch-Checks: Ankreuzen bei Lunch-Checks oder verbilligten Mahlzeiten in einer Personalkantine, auch wenn unbekannt ist, wie oft das Angebot genutzt wird.
HName und Adresse: Name, Vorname und aktuelle, vollständige Wohnadresse. Im Fenster des Couverts dürfen keine vertraulichen Angaben sichtbar sein.
IOrt, Datum und Unterschrift: Ort und Datum, Name und genaue Adresse des Arbeitgebers, Name und Telefonnummer der ausfüllenden Person, Unterschrift.

Ziffern 1 bis 8: vom Lohn zum Bruttolohn total

1Lohn: Alles, was nicht in die Ziffern 2–7 gehört: Lohn, 13. und 14. Monatslohn, über den Arbeitgeber ausbezahlte Taggelder, Familienzulagen, Zulagen für Schicht, Pikett, Nachtarbeit oder Mittagessen, Provisionen, Leistungen an Dritte für die Person (Miete, Leasing).
2.1Verpflegung, Unterkunft: Wert der unentgeltlichen Verpflegung und Unterkunft gemäss Merkblatt N2/2007 der ESTV. Eine Wohnung gehört in Ziffer 2.3.
2.2Privatanteil Geschäftsfahrzeug: Pro Monat 0,9 % des Kaufpreises (ohne MWST, mit Sonderausstattung), mindestens CHF 150. Beispiel: Auto für CHF 43'000 während des ganzen Jahres = CHF 4'644. Alternativ mit Bordbuch: private Kilometer inklusive Arbeitsweg × 75 Rappen. In der Regel ist auch Feld F anzukreuzen.
2.3Andere Gehaltsnebenleistungen: Weitere Naturalleistungen, die der Arbeitgeber bewerten kann, zum Marktwert: Wohnung, Generalabonnement ohne berufliche Nutzung, Vergütung für den Arbeitsweg.
3Unregelmässige Leistungen: Boni und Gratifikationen, Antritts- und Abgangsentschädigungen, Treue- und Dienstaltersprämien, Umzugsentschädigungen. Der 13. Monatslohn gehört nicht hierher, sondern in Ziffer 1. Bei ganzjähriger Anstellung können sie in Ziffer 1 aufgenommen werden.
4Kapitalleistungen: Abgangsentschädigungen und Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen. Leistungen von Vorsorgeeinrichtungen gehören auf das Formular 563, nicht hierher.
5Beteiligungsrechte gemäss Beiblatt: Einkommen aus Mitarbeiteraktien oder -optionen (Verkehrswert minus bezahlter Preis), mit Beiblatt.
6Verwaltungsratsentschädigungen: Honorare, Sitzungsgelder und Tantiemen von Mitgliedern von Verwaltungs- oder Stiftungsräten.
7Andere Leistungen: Trinkgelder, wenn sie ein wesentlicher Lohnbestandteil sind; Taggelder sowie ALV- oder EO-Leistungen, die nicht in Ziffer 1 enthalten sind; vom Arbeitgeber bezahlte Krankenkassen- oder Säule-3a/3b-Prämien; vom Arbeitgeber übernommene Quellensteuern; Schulgelder der Kinder. Nicht die UVG-Prämien und nicht die Prämien der kollektiven Krankentaggeldversicherung.
8Bruttolohn total: Summe der Ziffern 1–7, vor Sozialbeiträgen und Quellensteuer.

Ziffern 9 bis 12: Abzüge und Nettolohn

9Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV: Nur der vom Lohn abgezogene Arbeitnehmeranteil. Arbeitnehmerbeiträge an die Krankentaggeldversicherung werden hier nicht abgezogen; sie können in Ziffer 15 angegeben werden.
10.1Berufliche Vorsorge, ordentliche Beiträge: Ordentliche Arbeitnehmerbeiträge an die Pensionskasse, vom Lohn abgezogen, obligatorisch und überobligatorisch.
10.2Berufliche Vorsorge, Einkäufe: Vom Lohn abgezogene Einkäufe. Direkt bezahlte Einkäufe bescheinigt die Pensionskasse.
11Nettolohn: Ziffer 8 minus Ziffern 9 und 10: der Betrag für die Steuererklärung.
12Quellensteuerabzug: Total der im Jahr abgezogenen Quellensteuern (Bewilligungen B und L, Grenzgänger und andere).

Ziffern 13 und 14: Spesen und Gehaltsnebenleistungen

Spesenvergütungen gehören nicht zum Bruttolohn, werden aber hier deklariert.

13.1.1Effektive Spesen: Reise, Verpflegung, Übernachtung: Es genügt, das Feld ohne Betrag anzukreuzen, wenn alle Spesen diese Regeln einhalten: Übernachtungen mit Beleg; Mahlzeiten höchstens CHF 35 oder Pauschale von CHF 30 pro Hauptmahlzeit; Einladungen mit Originalbeleg; öffentlicher Verkehr mit Beleg; Privatauto höchstens 75 Rappen pro Kilometer; Kleinspesen mit Beleg oder höchstens CHF 20 pro Tag; nur für tatsächliche Geschäftsreisen. Sonst ist der vergütete Betrag anzugeben.
13.1.2Übrige effektive Spesen: Art und Betrag, mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» für belegte Kosten im Homeoffice oder im Co-Working Space.
13.2Pauschalspesen: Repräsentation (13.2.1), häufig beruflich genutztes Privatauto (13.2.2), übrige wie der Arbeitsplatz zu Hause (13.2.3): der Betrag ist immer anzugeben, auch mit genehmigtem Spesenreglement.
13.3Beiträge an die Weiterbildung: An die Person ausbezahlte Beiträge für Aus- und Weiterbildung sowie Umschulung. Nicht die direkt an die Schule bezahlten, ausser Rechnungen auf den Namen der Person.
14Weitere Gehaltsnebenleistungen: Leistungen, die der Arbeitgeber nicht bewerten kann, etwa Waren oder Dienstleistungen zu Vorzugspreisen, ohne Betrag. Nicht nötig bei geringfügigen Vorteilen bis CHF 2'500.

Ziffer 15: Bemerkungen

Hier steht alles, was in keine andere Ziffer passt. Die häufigsten Bemerkungen:

«Teilzeitbeschäftigung» bei reduziertem Pensum.
«Einer von zwei Lohnausweisen», wenn ausnahmsweise mehrere Lohnausweise für dasselbe Jahr ausgestellt werden.
«Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom …» bei einer Korrektur.
«Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt», wenn der Betrieb eines hat.
Die Tage mit Erwerbsausfallentschädigungen, die nicht über den Arbeitgeber ausbezahlt wurden.
«Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» bei mehr als 60 % der Arbeitszeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts.
«Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären», wenn die Person einen wesentlichen Teil der Autokosten trägt.

Was nicht deklariert wird

Das vom Arbeitgeber bezahlte Halbtax-Abonnement.
Übliche Naturalgeschenke (Weihnachten, Geburtstag) bis CHF 600 pro Jahr. Geldgeschenke sind immer zu deklarieren.
Rabatte bis 20 % pro Leistung und CHF 600 pro Jahr.
Die übliche private Nutzung von Geschäftshandy und -computer.
Vereinsbeiträge bis CHF 1'000 im Einzelfall; Beiträge an Berufsverbände unbeschränkt.
Eintritte zu Kultur- und Sportanlässen bis CHF 600 pro Jahr.
Der Gratisparkplatz am Arbeitsort.
Vom Arbeitgeber oder von der Pensionskasse angeordnete Vorsorgeuntersuchungen.

Häufige Fehler

13. Monatslohn in Ziffer 3: er gehört in Ziffer 1, zum Lohn.
Arbeitnehmerbeiträge an die Krankentaggeldversicherung in Ziffer 9: dort nicht abziehbar, höchstens in Ziffer 15 angeben.
Geschäftsauto ohne Feld F: mit Geschäftsauto ist in der Regel auch F anzukreuzen.
Lunch-Checks oder Kantine ohne Feld G.
Feld E leer bei ganzjähriger Anstellung: es ist immer auszufüllen.
Pauschalspesen weggelassen, weil ein genehmigtes Spesenreglement besteht: der Betrag ist trotzdem anzugeben.