1. Introducción
Lema es un software de gestión empresarial proporcionado en modalidad SaaS (Software as a Service) y también disponible como aplicación de escritorio. La protección de sus datos y de los de sus clientes es una prioridad para nosotros. Tratamos los datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio, de forma lícita, leal y transparente.
Este aviso se aplica al sitio web, la aplicación y los servicios relacionados de Lema. Le rogamos que lo lea atentamente. Si no está de acuerdo con su contenido, le pedimos que no utilice el servicio.
2. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales, es decir, la entidad que decide los fines y los medios del tratamiento, es:
- Arcaweb Sagl
- Via Lugano 13, 6982 Agno (Tesino), Suiza
- Número de identificación de empresa (IDE): CHE-206.419.551
- Teléfono: +41 (0)79 855 0978
- Correo electrónico: info@arcaweb.ch
Para cualquier cuestión relativa a la protección de datos puede contactarnos en los datos indicados arriba. Al tener nuestra sede en Suiza y estar nuestros datos alojados en Suiza, no estamos obligados a designar un representante en la Unión Europea; no obstante, permanecemos a disposición de los interesados residentes en la UE/EEE.
3. Definiciones esenciales
- «Datos personales»: cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable (p. ej. nombre, correo electrónico, dirección IP).
- «Tratamiento»: cualquier operación realizada sobre datos personales (recogida, conservación, uso, comunicación, supresión).
- «Responsable»: la parte que decide los fines y los medios del tratamiento (para el sitio y la cuenta: Arcaweb Sagl).
- «Encargado del tratamiento»: la parte que trata datos por cuenta del responsable. Para los datos que introduce en su espacio de trabajo (tenant), Arcaweb Sagl actúa como encargado y usted como responsable.
- «Interesado»: la persona física a la que se refieren los datos personales.
4. Qué datos recogemos
4.1 Datos de registro y cuenta
- Nombre y apellidos del usuario.
- Dirección de correo electrónico y contraseña (conservada exclusivamente de forma cifrada mediante hashing).
- Idioma y preferencias de la interfaz.
- Razón social y datos del espacio de trabajo (tenant) creado.
4.2 Datos de facturación y suscripción
- Datos identificativos y fiscales necesarios para la emisión de las facturas.
- Plan y módulos suscritos, número de puestos (seats).
- Los datos de pago (tarjeta) son tratados directamente por nuestro proveedor de pagos certificado PCI-DSS (Stripe) y no se almacenan en nuestros servidores.
4.3 Datos técnicos y de uso
- Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo.
- Registros de acceso y de seguridad (fecha, hora, acciones realizadas), conservados con fines de seguridad y diagnóstico.
- Datos de navegación recogidos mediante cookies técnicas (véase la sección Cookies).
4.4 Datos de contenido (cargados por el cliente)
En el marco del uso de Lema, usted introduce datos relativos a su actividad: contactos, clientes y proveedores, facturas, productos, documentos, datos del personal y otra información de gestión. Respecto de estos datos, actuamos como encargado del tratamiento por su cuenta (véase la sección 6).
5. Finalidades y bases jurídicas
Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades, indicando para cada una la base jurídica conforme al RGPD (la LPD prevé principios análogos):
- Proporcionar y prestar el servicio, gestionar la cuenta y la autenticación — ejecución del contrato (art. 6(1)(b) RGPD).
- Facturación, contabilidad y cumplimiento de obligaciones legales — obligación legal (art. 6(1)(c) RGPD).
- Garantizar la seguridad, prevenir abusos y fraudes, diagnosticar problemas técnicos — interés legítimo (art. 6(1)(f) RGPD).
- Enviar comunicaciones de servicio (p. ej. avisos técnicos, vencimientos, cambios del servicio) — ejecución del contrato / interés legítimo.
- Enviar comunicaciones comerciales o boletines, cuando proceda — consentimiento (art. 6(1)(a) RGPD), revocable en cualquier momento.
- Mejorar el producto mediante estadísticas agregadas y anónimas — interés legítimo.
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación.
6. Lema como encargado del tratamiento
Respecto de los datos que usted, como cliente, introduce y gestiona dentro de su espacio de trabajo (tenant) —incluidos los datos de sus clientes, proveedores y colaboradores— usted es el responsable del tratamiento y Arcaweb Sagl actúa como encargado del tratamiento, tratando dichos datos exclusivamente sobre la base de sus instrucciones y para prestarle el servicio.
- Arquitectura multi-tenant con separación lógica de los datos: cada empresa dispone de una base de datos dedicada y aislada.
- Solo accedemos a sus datos de contenido cuando es necesario para la prestación, el mantenimiento o el soporte, o por obligación legal.
- No utilizamos los datos de contenido de su tenant para fines propios, ni los vendemos o cedemos a terceros.
- A petición, ponemos a disposición un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) conforme al art. 28 RGPD y al art. 9 LPD.
Usted sigue siendo responsable de la licitud de los datos que introduce y del cumplimiento de los deberes de información hacia sus interesados.
8. Destinatarios y proveedores (subencargados)
Para prestar el servicio recurrimos a proveedores seleccionados que tratan datos por nuestra cuenta, vinculados por contratos específicos y garantías de seguridad adecuadas. Las principales categorías son:
- Proveedores de alojamiento e infraestructura, para el almacenamiento y el tratamiento de los datos.
- Proveedor de pagos (Stripe), para la gestión de suscripciones y transacciones.
- Proveedores de servicios de correo electrónico transaccional, para el envío de notificaciones y comunicaciones de servicio.
No comunicamos sus datos personales a terceros para sus propios fines autónomos. Podemos comunicarlos a autoridades públicas cuando lo exija la ley o para la protección de derechos.
9. Transferencia de datos al extranjero
Los datos se alojan prioritariamente en Suiza. En caso de que algunos proveedores traten datos fuera de Suiza o del Espacio Económico Europeo, garantizamos que la transferencia se realice hacia países con un nivel de protección adecuado o sobre la base de garantías apropiadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea y reconocidas por el PFPDT suizo.
10. Plazo de conservación
- Los datos de la cuenta y de contenido se conservan durante toda la duración de la relación contractual.
- Tras la finalización del servicio, los datos de contenido se suprimen en un plazo razonable (normalmente 30 a 90 días), salvo instrucción contraria u obligación legal; se le ofrece la posibilidad de exportarlos antes de la supresión.
- Los datos de facturación y contables se conservan durante el periodo previsto por la ley (en Suiza, normalmente 10 años).
- Los registros de seguridad se conservan durante un periodo limitado y proporcionado a la finalidad.
11. Seguridad de los datos
Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación, entre ellas:
- Cifrado de las comunicaciones en tránsito (TLS/HTTPS).
- Hashing de las contraseñas y gestión segura de las credenciales.
- Control de acceso basado en roles y permisos, con autenticación mediante token.
- Separación y aislamiento de los datos entre los distintos espacios de trabajo (multi-tenant).
- Copias de seguridad periódicas y procedimientos de restauración.
En caso de violación de datos personales que presente un riesgo elevado para los derechos de los interesados, informaremos a las autoridades competentes y, cuando proceda, a los interesados en los plazos previstos por la ley.
12. Sus derechos
De conformidad con la LPD y el RGPD, usted tiene derecho a:
- Acceder a sus datos personales y obtener una copia de ellos.
- Rectificar datos inexactos o incompletos.
- Solicitar la supresión de los datos («derecho al olvido»), dentro de los límites legales.
- Limitar u oponerse a determinados tratamientos.
- Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común (portabilidad).
- Revocar en cualquier momento el consentimiento prestado.
- No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos significativos.
Para ejercer sus derechos escriba a info@arcaweb.ch. Responderemos en los plazos legales. Además, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente: en Suiza, el Encargado federal de la protección de datos y de la transparencia (PFPDT); en la UE, la autoridad de control de su país de residencia.
13. Funcionalidades de inteligencia artificial
Lema ofrece funcionalidades asistidas por inteligencia artificial (p. ej. importación de datos, clasificación, generación de textos). Estas funcionalidades son opcionales y se activan por su iniciativa. No se utilizan para tomar decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas sin intervención humana. Los datos que, en su caso, se transmitan a dichas funciones se tratan conforme a las finalidades indicadas y con garantías adecuadas.
14. Menores
El servicio está destinado a empresas y profesionales y no se dirige a menores. No recogemos conscientemente datos personales de menores. Si considera que un menor nos ha facilitado datos, contáctenos para su eliminación.
15. Modificaciones de este aviso
Podemos actualizar este aviso para reflejar cambios normativos o del servicio. La versión actualizada se publicará siempre en esta página con la correspondiente fecha de última actualización. En caso de modificaciones sustanciales, lo comunicaremos de forma adecuada.
16. Contacto
Para cualquier pregunta o solicitud relativa a la protección de datos, puede contactar con el responsable del tratamiento:
- Arcaweb Sagl — Via Lugano 13, 6982 Agno (Tesino), Suiza
- Correo electrónico: info@arcaweb.ch
- Teléfono: +41 (0)79 855 0978