Protection des données

1. Introduction

Lema est un logiciel de gestion fourni en mode SaaS (Software as a Service) et également disponible en application de bureau. La protection de vos données et de celles de vos clients est une priorité pour nous. Nous traitons les données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, de manière licite, loyale et transparente.

La présente déclaration s’applique au site web, à l’application et aux services associés de Lema. Veuillez la lire attentivement. Si vous n’êtes pas d’accord avec son contenu, veuillez ne pas utiliser le service.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles, c’est-à-dire l’entité qui décide des finalités et des moyens du traitement, est :

• Arcaweb Sagl
• Via Lugano 13, 6982 Agno (Tessin), Suisse
• Numéro d’identification des entreprises (IDE) : CHE-206.419.551
• Téléphone : +41 (0)79 855 0978
• E-mail : info@arcaweb.ch

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus. Étant établis en Suisse et nos données étant hébergées en Suisse, nous ne sommes pas tenus de désigner un représentant dans l’Union européenne ; nous restons néanmoins à la disposition des personnes concernées résidant dans l’UE/EEE.

3. Définitions essentielles

• « Données personnelles » : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (p. ex. nom, e-mail, adresse IP).
• « Traitement » : toute opération effectuée sur des données personnelles (collecte, conservation, utilisation, communication, suppression).
• « Responsable du traitement » : la partie qui décide des finalités et des moyens du traitement (pour le site et le compte : Arcaweb Sagl).
• « Sous-traitant » : la partie qui traite des données pour le compte du responsable. Pour les données que vous saisissez dans votre espace de travail (tenant), Arcaweb Sagl agit en tant que sous-traitant et vous en tant que responsable.
• « Personne concernée » : la personne physique à laquelle se rapportent les données personnelles.

4. Quelles données nous collectons

4.1 Données d’inscription et de compte

• Nom et prénom de l’utilisateur.
• Adresse e-mail et mot de passe (conservé exclusivement sous forme chiffrée par hachage).
• Langue et préférences de l’interface.
• Raison sociale et données de l’espace de travail (tenant) créé.

4.2 Données de facturation et d’abonnement

• Données d’identité et fiscales nécessaires à l’émission des factures.
• Plan et modules souscrits, nombre de postes (seats).
• Les données de paiement (carte) sont traitées directement par notre prestataire de paiement certifié PCI-DSS (Stripe) et ne sont pas conservées sur nos serveurs.

4.3 Données techniques et d’utilisation

• Adresse IP, type de navigateur et d’appareil, système d’exploitation.
• Journaux d’accès et de sécurité (date, heure, actions effectuées), conservés à des fins de sécurité et de diagnostic.
• Données de navigation collectées via des cookies techniques (voir la section Cookies).

4.4 Données de contenu (téléchargées par le client)

Dans le cadre de l’utilisation de Lema, vous saisissez des données relatives à votre activité : contacts, clients et fournisseurs, factures, produits, documents, données du personnel et autres informations de gestion. Concernant ces données, nous agissons en tant que sous-traitant pour votre compte (voir section 6).

5. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données personnelles pour les finalités suivantes, en indiquant pour chacune la base juridique au sens du RGPD (la LPD prévoit des principes analogues) :

• Fournir et exécuter le service, gérer le compte et l’authentification — exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD).
• Facturation, comptabilité et respect des obligations légales — obligation légale (art. 6(1)(c) RGPD).
• Garantir la sécurité, prévenir les abus et les fraudes, diagnostiquer les problèmes techniques — intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD).
• Envoyer des communications de service (p. ex. avis techniques, échéances, modifications du service) — exécution du contrat / intérêt légitime.
• Envoyer des communications commerciales ou des newsletters, le cas échéant — consentement (art. 6(1)(a) RGPD), révocable à tout moment.
• Améliorer le produit au moyen de statistiques agrégées et anonymes — intérêt légitime.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant la révocation.

6. Lema en tant que sous-traitant

Pour les données que vous, en tant que client, saisissez et gérez au sein de votre espace de travail (tenant) — y compris les données de vos clients, fournisseurs et collaborateurs — vous êtes le responsable du traitement et Arcaweb Sagl agit en tant que sous-traitant, traitant ces données uniquement sur la base de vos instructions et pour vous fournir le service.

• Architecture multi-tenant avec séparation logique des données : chaque entreprise dispose d’une base de données dédiée et isolée.
• Nous n’accédons à vos données de contenu que si nécessaire pour la fourniture, la maintenance ou le support, ou en raison d’une obligation légale.
• Nous n’utilisons pas les données de contenu de votre tenant à nos propres fins, et nous ne les vendons ni ne les cédons à des tiers.
• Sur demande, nous mettons à disposition un accord de traitement des données (DPA) conformément à l’art. 28 RGPD et à l’art. 9 LPD.

Vous restez responsable de la licéité des données que vous saisissez et du respect des obligations d’information envers vos personnes concernées.

7. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies de stockage local (p. ex. localStorage) pour faire fonctionner le service et mémoriser vos préférences. Nous distinguons les catégories suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : indispensables à l’authentification, à la sécurité de la session et au bon fonctionnement de l’application. Ils ne nécessitent pas de consentement.
• Cookies de préférence : mémorisent des paramètres tels que la langue et le thème de l’interface.
• Cookies statistiques/analytiques : utilisés, lorsqu’ils sont actifs, exclusivement sous forme agrégée et avec votre consentement, afin de comprendre l’utilisation du site et de l’améliorer.

Lema n’utilise pas de cookies de profilage publicitaire de tiers. Vous pouvez gérer ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur ; la désactivation des cookies techniques peut toutefois compromettre le fonctionnement du service.

8. Destinataires et prestataires (sous-traitants ultérieurs)

Pour fournir le service, nous faisons appel à des prestataires sélectionnés qui traitent des données pour notre compte, liés par des contrats spécifiques et par des garanties de sécurité adéquates. Les principales catégories sont :

• Prestataires d’hébergement et d’infrastructure, pour le stockage et le traitement des données.
• Prestataire de paiement (Stripe), pour la gestion des abonnements et des transactions.
• Prestataires de services d’e-mails transactionnels, pour l’envoi de notifications et de communications de service.

Nous ne communiquons pas vos données personnelles à des tiers pour leurs propres finalités autonomes. Nous pouvons les communiquer aux autorités publiques lorsque la loi l’exige ou pour la protection de droits.

9. Transfert de données à l’étranger

Les données sont hébergées en priorité en Suisse. Si certains prestataires traitent des données en dehors de la Suisse ou de l’Espace économique européen, nous garantissons que le transfert s’effectue vers des pays offrant un niveau de protection adéquat ou sur la base de garanties appropriées, telles que les Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne et reconnues par le PFPDT suisse.

10. Durée de conservation

• Les données de compte et de contenu sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.
• Après la fin du service, les données de contenu sont supprimées dans un délai raisonnable (généralement 30 à 90 jours), sauf instruction contraire ou obligation légale ; vous avez la possibilité de les exporter avant la suppression.
• Les données de facturation et comptables sont conservées pendant la durée prévue par la loi (en Suisse, généralement 10 ans).
• Les journaux de sécurité sont conservés pendant une durée limitée et proportionnée à la finalité.

11. Sécurité des données

Nous adoptons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation, notamment :

• Chiffrement des communications en transit (TLS/HTTPS).
• Hachage des mots de passe et gestion sécurisée des identifiants.
• Contrôle d’accès basé sur les rôles et les permissions, avec authentification par jeton.
• Séparation et isolement des données entre les différents espaces de travail (multi-tenant).
• Sauvegardes périodiques et procédures de restauration.

En cas de violation de données personnelles présentant un risque élevé pour les droits des personnes concernées, nous informerons les autorités compétentes et, le cas échéant, les personnes concernées dans les délais prévus par la loi.

12. Vos droits

Conformément à la LPD et au RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos données personnelles et en obtenir une copie.
• Rectifier des données inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression des données (« droit à l’oubli »), dans les limites légales.
• Limiter certains traitements ou vous y opposer.
• Recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité).
• Révoquer à tout moment le consentement donné.
• Ne pas faire l’objet de décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@arcaweb.ch. Nous répondrons dans les délais légaux. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente : en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ; dans l’UE, l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

13. Fonctionnalités d’intelligence artificielle

Lema propose des fonctionnalités assistées par intelligence artificielle (p. ex. import de données, classification, génération de textes). Ces fonctionnalités sont optionnelles et activées à votre initiative. Elles ne sont pas utilisées pour prendre des décisions automatisées produisant des effets juridiques sur les personnes sans intervention humaine. Les données éventuellement transmises à ces fonctions sont traitées conformément aux finalités indiquées et avec des garanties adéquates.

14. Mineurs

Le service est destiné aux entreprises et aux professionnels et ne s’adresse pas aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs. Si vous pensez qu’un mineur nous a fourni des données, veuillez nous contacter pour leur suppression.

15. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration afin de refléter des changements réglementaires ou de service. La version mise à jour sera toujours publiée sur cette page avec la date de dernière mise à jour correspondante. En cas de modifications substantielles, nous en informerons de manière appropriée.

16. Contact

Pour toute question ou demande relative à la protection des données, vous pouvez contacter le responsable du traitement :

• Arcaweb Sagl — Via Lugano 13, 6982 Agno (Tessin), Suisse
• E-mail : info@arcaweb.ch
• Téléphone : +41 (0)79 855 0978