Protezione dei dati

1. Introduzione

Lema è un software gestionale fornito in modalità SaaS (Software as a Service) e disponibile anche come applicazione desktop. La protezione dei tuoi dati e di quelli dei tuoi clienti è per noi una priorità. Trattiamo i dati personali solo nella misura necessaria a fornire il servizio, in modo lecito, corretto e trasparente.

La presente informativa si applica al sito web, all’applicazione e ai servizi correlati di Lema. Ti invitiamo a leggerla con attenzione. Se non sei d’accordo con il suo contenuto, ti preghiamo di non utilizzare il servizio.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali, ossia il soggetto che decide finalità e mezzi del trattamento, è:

• Arcaweb Sagl
• Via Lugano 13, 6982 Agno (Ticino), Svizzera
• Numero d’identificazione delle imprese (IDI/UID): CHE-206.419.551
• Telefono: +41 (0)79 855 0978
• E-mail: info@arcaweb.ch

Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati puoi contattarci agli estremi sopra indicati. Avendo sede in Svizzera ed essendo i nostri dati ospitati in Svizzera, non siamo tenuti a designare un rappresentante nell’Unione Europea; restiamo comunque a disposizione degli interessati residenti nell’UE/SEE.

3. Definizioni essenziali

• «Dati personali»: qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile (es. nome, e-mail, indirizzo IP).
• «Trattamento»: qualsiasi operazione svolta sui dati personali (raccolta, conservazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione).
• «Titolare»: chi decide finalità e mezzi del trattamento (per il sito e l’account: Arcaweb Sagl).
• «Responsabile del trattamento»: chi tratta dati per conto del titolare. Per i dati che inserisci nel tuo spazio di lavoro (tenant), Arcaweb Sagl agisce come responsabile e tu come titolare.
• «Interessato»: la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

4. Quali dati raccogliamo

4.1 Dati di registrazione e account

• Nome e cognome dell’utente.
• Indirizzo e-mail e password (conservata esclusivamente in forma cifrata tramite hashing).
• Lingua e preferenze dell’interfaccia.
• Ragione sociale e dati dello spazio di lavoro (tenant) creato.

4.2 Dati di fatturazione e abbonamento

• Dati anagrafici e fiscali necessari all’emissione delle fatture.
• Piano e moduli sottoscritti, numero di postazioni (seats).
• I dati di pagamento (carta) sono trattati direttamente dal nostro fornitore di pagamenti certificato PCI-DSS (Stripe) e non vengono memorizzati sui nostri server.

4.3 Dati tecnici e di utilizzo

• Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo.
• Log di accesso e di sicurezza (data, ora, azioni eseguite), conservati per finalità di sicurezza e diagnostica.
• Dati di navigazione raccolti tramite cookie tecnici (vedi sezione Cookie).

4.4 Dati di contenuto (caricati dal cliente)

Nell’ambito dell’utilizzo di Lema inserisci dati relativi alla tua attività: contatti, clienti e fornitori, fatture, prodotti, documenti, dati del personale e altre informazioni gestionali. Rispetto a questi dati agiamo come responsabile del trattamento per tuo conto (vedi sezione 6).

5. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le finalità seguenti, indicando per ciascuna la base giuridica ai sensi del GDPR (la LPD prevede principi analoghi):

• Fornire ed erogare il servizio, gestire l’account e l’autenticazione — esecuzione del contratto (art. 6(1)(b) GDPR).
• Fatturazione, contabilità e adempimento di obblighi di legge — obbligo legale (art. 6(1)(c) GDPR).
• Garantire la sicurezza, prevenire abusi e frodi, diagnosticare problemi tecnici — legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR).
• Inviare comunicazioni di servizio (es. avvisi tecnici, scadenze, modifiche al servizio) — esecuzione del contratto / legittimo interesse.
• Inviare comunicazioni commerciali o newsletter, ove previsto — consenso (art. 6(1)(a) GDPR), revocabile in qualsiasi momento.
• Migliorare il prodotto tramite statistiche aggregate e anonime — legittimo interesse.

Quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in ogni momento senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6. Lema come responsabile del trattamento

Per i dati che tu, in qualità di cliente, inserisci e gestisci all’interno del tuo spazio di lavoro (tenant) — inclusi i dati dei tuoi clienti, fornitori e collaboratori — tu sei il titolare del trattamento e Arcaweb Sagl agisce come responsabile del trattamento, trattando tali dati esclusivamente sulla base delle tue istruzioni e per fornirti il servizio.

• Architettura multi-tenant con separazione logica dei dati: ogni azienda dispone di un database dedicato e isolato.
• Accediamo ai tuoi dati di contenuto solo se necessario per l’erogazione, la manutenzione o il supporto, oppure per obbligo di legge.
• Non utilizziamo i dati di contenuto del tuo tenant per finalità nostre, né li vendiamo o cediamo a terzi.
• Su richiesta mettiamo a disposizione un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell’art. 28 GDPR e dell’art. 9 LPD.

Resti responsabile della liceità dei dati che inserisci e del rispetto degli obblighi informativi verso i tuoi interessati.

7. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo cookie e tecnologie di archiviazione locale (es. localStorage) per far funzionare il servizio e ricordare le tue preferenze. Distinguiamo le seguenti categorie:

• Cookie strettamente necessari: indispensabili per l’autenticazione, la sicurezza della sessione e il corretto funzionamento dell’applicazione. Non richiedono consenso.
• Cookie di preferenza: memorizzano impostazioni come lingua e tema dell’interfaccia.
• Cookie statistici/analitici: utilizzati, ove attivi, esclusivamente in forma aggregata e con il tuo consenso, per comprendere l’utilizzo del sito e migliorarlo.

Lema non utilizza cookie di profilazione pubblicitaria di terze parti. Puoi gestire o eliminare i cookie tramite le impostazioni del tuo browser; la disattivazione dei cookie tecnici può però compromettere il funzionamento del servizio.

8. Destinatari e fornitori (sub-responsabili)

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori selezionati che trattano dati per nostro conto, vincolati da appositi contratti e da adeguate garanzie di sicurezza. Le principali categorie sono:

• Fornitori di hosting e infrastruttura, per l’archiviazione e l’elaborazione dei dati.
• Fornitore di pagamenti (Stripe), per la gestione di abbonamenti e transazioni.
• Fornitori di servizi e-mail transazionali, per l’invio di notifiche e comunicazioni di servizio.

Non comunichiamo i tuoi dati personali a terzi per loro finalità autonome. Possiamo comunicarli ad autorità pubbliche qualora richiesto dalla legge o per la tutela di diritti.

9. Trasferimento dei dati all’estero

I dati sono ospitati in via prioritaria in Svizzera. Qualora alcuni fornitori trattino dati al di fuori della Svizzera o dello Spazio Economico Europeo, garantiamo che il trasferimento avvenga verso Paesi con un livello di protezione adeguato oppure sulla base di garanzie appropriate, quali le Clausole Contrattuali Standard (CCS) approvate dalla Commissione UE e riconosciute dall’IFPDT svizzero.

10. Periodo di conservazione

• I dati dell’account e di contenuto sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale.
• Dopo la cessazione del servizio, i dati di contenuto vengono cancellati entro un termine ragionevole (di norma 30–90 giorni), salvo diversa istruzione o obbligo di legge; ti è data la possibilità di esportarli prima della cancellazione.
• I dati di fatturazione e contabili sono conservati per il periodo previsto dalla legge (in Svizzera, di norma 10 anni).
• I log di sicurezza sono conservati per un periodo limitato e proporzionato alla finalità.

11. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione, tra cui:

• Cifratura delle comunicazioni in transito (TLS/HTTPS).
• Hashing delle password e gestione sicura delle credenziali.
• Controllo degli accessi basato su ruoli e permessi, con autenticazione tramite token.
• Separazione e isolamento dei dati tra i diversi spazi di lavoro (multi-tenant).
• Backup periodici e procedure di ripristino.

In caso di violazione dei dati personali che presenti un rischio elevato per i diritti degli interessati, informeremo le autorità competenti e, ove richiesto, gli interessati nei termini previsti dalla legge.

12. I tuoi diritti

In conformità alla LPD e al GDPR, hai il diritto di:

• Accedere ai tuoi dati personali e ottenerne una copia.
• Rettificare dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei dati («diritto all’oblio»), nei limiti di legge.
• Limitare od opporti a determinati trattamenti.
• Ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e di uso comune (portabilità).
• Revocare in ogni momento il consenso prestato.
• Non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici significativi.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@arcaweb.ch. Risponderemo nei termini di legge. Hai inoltre il diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo competente: in Svizzera l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), nell’UE l’autorità di controllo del tuo Stato di residenza.

13. Funzionalità di intelligenza artificiale

Lema offre funzionalità assistite da intelligenza artificiale (es. import dati, classificazione, generazione testi). Tali funzionalità sono opzionali e attivate su tua iniziativa. Non vengono utilizzate per assumere decisioni automatizzate con effetti giuridici sulle persone senza intervento umano. I dati eventualmente trasmessi a tali funzioni sono trattati secondo le finalità indicate e con garanzie adeguate.

14. Minori

Il servizio è destinato a imprese e professionisti e non è rivolto a minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati, contattaci per la rimozione.

15. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per riflettere cambiamenti normativi o del servizio. La versione aggiornata sarà sempre pubblicata su questa pagina con la relativa data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, ne daremo opportuna comunicazione.

16. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla protezione dei dati, puoi contattare il titolare del trattamento:

• Arcaweb Sagl — Via Lugano 13, 6982 Agno (Ticino), Svizzera
• E-mail: info@arcaweb.ch
• Telefono: +41 (0)79 855 0978