Qui le remplit, quand et pour qui

L'employeur le remet à chaque employé, chaque année, avec toutes les prestations appréciables en argent de l'année civile : salaire, prestations accessoires, allocations pour frais. En cas de départ, il doit être remis immédiatement. En règle générale, il n'y a qu'un certificat par employé et par année.

Le certificat est destiné à l'employé, qui le joint à sa déclaration d'impôt. Les cantons de Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Vaud et Valais demandent en plus un exemplaire envoyé directement par l'employeur à l'administration fiscale ; à Lucerne, c'est facultatif.

Qui ne remet pas de certificat ou y inscrit de fausses indications peut être puni (art. 127, 174 et 186 LIFD, art. 251 CP).

Avec quoi le remplir

eCertificat de salaire CSI : application web gratuite pour les PME sans logiciel de salaires, avec impression du code-barres.
Le formulaire 11 en PDF à remplir, sur le site de l'AFC.
Le logiciel de salaires, qui l'imprime en général directement sur papier blanc.

Le certificat doit être signé, sauf s'il est établi de manière entièrement automatique.

Les cases A à I

ACertificat de salaire: À cocher pour les salaires, les indemnités des membres de conseils d'administration et les prestations de l'assurance-chômage.
BAttestation de rentes: Seulement pour les rentes des institutions de prévoyance (2e pilier).
CNuméro AVS et date de naissance: Numéro AVS à 13 chiffres à gauche, date de naissance à droite.
DAnnée: L'année civile des salaires déclarés.
EPériode de salaire: Dates exactes du début et de la fin de l'activité dans l'année, même pour un emploi à l'année. Pour plusieurs emplois de courte durée, le début du premier et la fin du dernier suffisent.
FTransport gratuit entre le domicile et le lieu de travail: À cocher si l'employé ne paie pas le trajet : voiture de service utilisée aussi pour le trajet, transport collectif (par exemple vers les chantiers), abonnement général pour le travail. Ne pas cocher si l'employeur verse une indemnité pour le trajet, qui va au chiffre 2.3.
GRepas à la cantine / chèques-repas: À cocher avec des chèques-repas ou des repas à prix réduit dans une cantine du personnel, même si l'on ne sait pas dans quelle mesure l'employé en profite.
HNom et adresse: Nom, prénom et adresse de domicile complète et actuelle. Aucune donnée confidentielle ne doit être visible dans la fenêtre de l'enveloppe.
ILieu, date et signature: Lieu et date, nom et adresse exacte de l'employeur, nom et téléphone de la personne qui a rempli le certificat, signature.

Chiffres 1 à 8 : du salaire au salaire brut total

1Salaire: Tout ce qui ne va pas aux chiffres 2 à 7 : salaire, 13e et 14e salaires, indemnités journalières versées par l'employeur, allocations familiales, indemnités pour travail en équipe, de piquet, de nuit ou de repas, commissions, prestations payées à des tiers pour l'employé (loyer, leasing).
2.1Pension, logement: Valeur des repas et du logement gratuits selon la notice N2/2007 de l'AFC. Un appartement va au chiffre 2.3.
2.2Part privée voiture de service: Par mois, 0,9 % du prix d'achat (hors TVA, options comprises), au minimum CHF 150. Exemple : voiture de CHF 43'000 toute l'année = CHF 4'644. Sinon, avec un carnet de bord : kilomètres privés, trajet compris, × 75 centimes. En règle générale, cocher aussi la case F.
2.3Autres prestations salariales accessoires: Autres prestations en nature que l'employeur peut évaluer, à la valeur du marché : appartement, abonnement général sans usage professionnel, indemnité pour le trajet.
3Prestations non périodiques: Bonus et gratifications, indemnités d'entrée ou de départ, primes de fidélité et d'ancienneté, indemnités de déménagement. Le 13e salaire ne va pas ici mais au chiffre 1. Pour un emploi à l'année, elles peuvent être comprises au chiffre 1.
4Prestations en capital: Indemnités de départ et prestations en capital à caractère de prévoyance, salaires versés après coup. Celles des institutions de prévoyance vont sur le formulaire 563, pas ici.
5Droits de participation selon annexe: Revenu d'actions ou d'options de collaborateur (valeur vénale moins prix payé), avec une annexe.
6Indemnités des membres de l'administration: Honoraires, jetons de présence et tantièmes des membres de conseils d'administration ou de fondation.
7Autres prestations: Pourboires s'ils sont une part importante du salaire ; indemnités journalières et prestations AC ou APG non comprises au chiffre 1 ; primes de caisse-maladie ou du pilier 3a et 3b payées par l'employeur ; impôts à la source pris en charge par l'employeur ; écolages des enfants. Pas les primes LAA ni celles de l'assurance collective d'indemnités journalières maladie.
8Salaire brut total: Somme des chiffres 1 à 7, avant les cotisations et l'impôt à la source.

Chiffres 9 à 12 : déductions et salaire net

9Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP: Seulement la part de l'employé retenue sur le salaire. Les cotisations de l'employé à l'assurance d'indemnités journalières maladie ne se déduisent pas ici ; elles peuvent être indiquées au chiffre 15.
10.1Prévoyance professionnelle, cotisations ordinaires: Cotisations ordinaires de l'employé à la caisse de pension retenues sur le salaire, obligatoires et surobligatoires.
10.2Prévoyance professionnelle, rachats: Rachats retenus sur le salaire. Ceux que l'employé paie directement sont attestés par la caisse de pension.
11Salaire net: Chiffre 8 moins chiffres 9 et 10 : c'est le montant de la déclaration d'impôt.
12Retenue de l'impôt à la source: Total brut des impôts à la source retenus dans l'année (permis B et L, frontaliers et autres).

Chiffres 13 et 14 : frais et prestations accessoires

Les allocations pour frais ne font pas partie du salaire brut, mais se déclarent ici.

13.1.1Frais effectifs de voyage, repas et nuitées: Il suffit de cocher la case, sans montant, si tous les frais respectent ces règles : nuitées avec justificatif ; repas au maximum CHF 35 ou forfait de CHF 30 par repas principal ; invitations avec quittance ; transports publics avec justificatif ; voiture privée au maximum 75 centimes par kilomètre ; menus frais avec justificatif ou au maximum CHF 20 par jour ; seulement pour des voyages de service réels. Sinon, indiquer le montant remboursé.
13.1.2Autres frais effectifs: Genre et montant, avec la mention «Frais pour le lieu de travail externe» pour le télétravail ou le coworking remboursé sur justificatifs.
13.2Frais forfaitaires: Représentation (13.2.1), voiture privée souvent utilisée pour le travail (13.2.2), autres comme la place de travail à domicile (13.2.3) : le montant s'indique toujours, même avec un règlement des remboursements de frais agréé.
13.3Contributions au perfectionnement: Contributions versées à l'employé pour la formation, le perfectionnement et la reconversion. Pas celles payées directement à l'école, sauf les factures au nom de l'employé.
14Autres prestations salariales accessoires: Prestations que l'employeur ne peut pas évaluer, comme des marchandises ou services à prix préférentiel, sans montant. Pas nécessaire pour les avantages de peu d'importance, jusqu'à CHF 2'500.

Chiffre 15 : observations

On y met tout ce qui ne trouve pas place ailleurs. Les observations les plus courantes :

«engagement à temps partiel» si le taux d'occupation est réduit.
«Un certificat de salaire sur deux» si, exceptionnellement, plusieurs certificats sont établis pour la même année.
«ce certificat de salaire remplace celui du …» pour une correction.
«règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le …» si l'entreprise en a un.
Les jours d'allocations pour perte de gain non versées par l'employeur.
«Repas de midi payé par l'employeur» pour plus de 60 % du temps de travail hors du lieu de travail habituel.
«Part privée pour véhicule d'entreprise à déterminer en procédure de taxation» si l'employé paie une part importante des frais de la voiture.

Ce qui ne se déclare pas

L'abonnement demi-tarif payé par l'employeur.
Les cadeaux en nature usuels (Noël, anniversaire) jusqu'à CHF 600 par an. Les cadeaux en espèces se déclarent toujours.
Les rabais jusqu'à 20 % par prestation et CHF 600 par an.
L'usage privé usuel du téléphone et de l'ordinateur professionnels.
Les cotisations à des associations jusqu'à CHF 1'000 par cas ; aux associations professionnelles sans limite.
Les billets pour des manifestations culturelles et sportives jusqu'à CHF 600 par an.
La place de parc gratuite au lieu de travail.
Les examens médicaux préventifs demandés par l'employeur ou la caisse de pension.

Erreurs fréquentes

13e salaire au chiffre 3 : il va au chiffre 1, avec le salaire.
Cotisations de l'employé à l'assurance d'indemnités journalières maladie au chiffre 9 : elles ne s'y déduisent pas, tout au plus au chiffre 15.
Voiture de service sans la case F : avec une voiture de service, on coche en général aussi F.
Chèques-repas ou cantine sans la case G.
Case E vide pour un emploi à l'année : elle se remplit toujours.
Frais forfaitaires omis parce qu'il existe un règlement des frais agréé : le montant s'indique quand même.

Certificat de salaire : comment le remplir, chiffre par chiffre