Gestione Contatti

L'anagrafica Contatti è il cuore del gestionale: qui trovi tutti i tuoi clienti, fornitori e altri contatti aziendali. Una buona organizzazione dell'anagrafica ti permette di lavorare più velocemente con documenti, abbonamenti e pagamenti.

Elenco contatti

Dalla sezione Contatti nel menu laterale accedi all'elenco di tutti i contatti. La lista mostra:

Nome o ragione sociale
Codice cliente (generato automaticamente)
Email e telefono
Stato (attivo/inattivo)

Puoi cercare digitando nella barra di ricerca: la ricerca funziona su nome, email, telefono, partita IVA e indirizzo.

Creare un nuovo contatto

Clicca Nuovo contatto nell'intestazione della pagina
Compila i dati nelle varie sezioni
Clicca Salva

Sezioni del form

Dati principali

Campo	Descrizione
Ragione sociale	Nome dell'azienda (se applicabile)
Nome	Nome della persona
Cognome	Cognome della persona (obbligatorio)
Attivo	Se disattivato, il contatto non appare nelle selezioni

💡 Puoi inserire sia persona fisica che azienda. Per le aziende, compila "Ragione sociale". Per i privati, usa Nome e Cognome.

Dati fiscali

Campo	Descrizione	Note
Partita IVA / IDI	Numero identificativo IVA	Formato dipende dal paese
Codice fiscale	Codice fiscale	Solo per Italia
PEC	Posta elettronica certificata	Solo per Italia
Codice SDI	Codice destinatario fattura elettronica	Solo per Italia

ℹ️ I campi specifici per paese (Codice Fiscale, PEC, SDI) sono visibili solo se configurati per il tuo paese.

Indirizzo

Campo	Descrizione
Indirizzo	Via e numero civico
CAP / NPA	Codice postale
Città	Città o località
Cantone / Provincia	Suddivisione regionale
Paese	Codice paese (CH, IT, DE, ecc.)

Contatti

Campo	Descrizione
Telefono	Numero fisso
Cellulare	Numero mobile
Email	Email principale
Sito web	URL del sito

Condizioni commerciali

Campo	Descrizione
Termini di pagamento	Condizioni di pagamento predefinite per questo cliente
Sconto predefinito	Sconto proposto sulle righe dei suoi documenti
Lingua	Lingua dei documenti per questo contatto, tra quelle dell'azienda

Note

Campo libero per annotazioni interne sul contatto.

Gruppi di contatti

I gruppi ti permettono di organizzare i contatti in categorie. Al primo avvio vengono creati automaticamente due gruppi:

Clienti - Per i tuoi acquirenti
Fornitori - Per chi ti fornisce beni/servizi

Gestire i gruppi

Dall'elenco contatti, clicca sull'icona Tag nell'intestazione
Si apre il pannello di gestione gruppi dove puoi:
- Creare nuovi gruppi
- Modificare nome e colore
- Eliminare gruppi esistenti
- Impostare l'aggiunta automatica (i nuovi contatti vengono assegnati automaticamente)

Assegnare contatti ai gruppi

Nella scheda del contatto trovi la sezione Gruppi:

Clicca su un gruppo per aggiungerlo
Clicca sulla X per rimuoverlo
Un contatto può appartenere a più gruppi contemporaneamente

I gruppi vengono visualizzati con badge colorati sia nella lista che nella scheda contatto.

Scheda contatto

La scheda si apre con un riepilogo (dati principali, recapiti, gruppi, condizioni di fatturazione, stato del portale) e il biglietto da visita del contatto. Sotto trovi un riquadro per ogni cosa collegata al contatto; ogni riquadro ha il pulsante per creare un nuovo elemento già intestato al contatto.

Riquadro	Contenuto
Documenti	Fatture, preventivi, ordini, DDT, note di credito e lettere emessi per il contatto; Nuovo documento li crea con il contatto già compilato
Fatture fornitori	Fatture ricevute, se il contatto è un fornitore
Movimenti	Incassi e pagamenti, con i totali
Agenda e Scadenze	Appuntamenti e scadenze collegati, con le scadute evidenziate
Progetti	Progetti in cui il contatto è cliente
Formulari	Risposte ai formulari compilate dal contatto
Buste paga	Se il contatto è un dipendente
Email	Email inviate al suo indirizzo, con stato di consegna e aperture
Allegati	File del contatto organizzati in cartelle

Referenti

Per un'azienda puoi registrare i referenti: le persone di contatto con nome, ruolo, email e telefono.

Azioni

Dalla barra in alto:

Invia email: apre la finestra di invio con il contatto come destinatario
Stampa PDF: scheda del contatto in PDF
Stampa etichetta: etichetta indirizzo con i modelli di Stampa etichette
Storico modifiche (amministratori): le modifiche al contatto nel registro attività

Biglietto da visita

Il riquadro del biglietto da visita genera il biglietto del contatto in PDF, come vCard o QR code. Con Condividi scegli quali dati includere (ruolo, azienda, email, telefono, cellulare, sito, indirizzo; il nome c'è sempre) e il formato: visualizzazione, PDF, vCard o invio via email.

Portale

Il riepilogo mostra lo stato del contatto nel portale: non invitato, invitato o collegato (con la data), oppure il motivo per cui non si può invitare (email mancante o già usata da un altro contatto).

Contatti da aggiungere

Chi compila un formulario, si iscrive a un evento o arriva da una lista importata nelle comunicazioni può essere registrato come contatto da aggiungere: esiste, ma non compare ancora nell'elenco Contatti. La sua scheda mostra da dove è arrivato e il pulsante Aggiungi ai contatti.

Dall'elenco, filtrando per stato, puoi aggiungerli tutti insieme. I contatti con un'email già presente vengono saltati e segnalati.

Suggerimenti

Completa la Partita IVA - È necessaria per la fatturazione corretta e per il QR-bill svizzero
Usa i gruppi - Organizza i contatti per tipo, settore o priorità
Mantieni i dati aggiornati - Email e indirizzi corretti sono essenziali per l'invio di documenti
Disattiva invece di eliminare - Se un cliente non è più attivo, disattivalo invece di eliminarlo per mantenere lo storico