Lettere Commerciali

📘 Lema ti permette di creare lettere commerciali professionali - solleciti di pagamento, comunicazioni, conferme - direttamente dal gestionale, con PDF generato in automatico.

A cosa servono le lettere?

Le lettere commerciali sono documenti non fiscali che puoi inviare ai tuoi clienti. Alcuni esempi:

  • Solleciti di pagamento - Ricorda al cliente una fattura in sospeso
  • Conferme di ricezione - Conferma di aver ricevuto merce o comunicazioni
  • Comunicazioni generiche - Qualsiasi lettera formale su carta intestata aziendale

💡 Le lettere usano la stessa carta intestata e layout delle fatture, per un'immagine professionale e coerente.

Come creare una lettera

  1. Dal menu laterale, vai a Lettere
  2. Clicca + Nuova Lettera
  3. Seleziona il destinatario tra i tuoi contatti
  4. Compila l'oggetto (facoltativo - se lo lasci vuoto non apparirà nel PDF)
  5. Scrivi il contenuto della lettera nel campo testo
  6. Clicca Salva

Usare un template

Se hai configurato dei template, puoi velocizzare la scrittura:

  1. Nella lettera in bozza, clicca su Scegli template in alto a destra
  2. Seleziona un template dalla lista
  3. Il contenuto e l'oggetto vengono precompilati con le variabili sostituite automaticamente:
    • {{contact_name}} → Nome del destinatario
    • {{company_name}} → Nome della tua azienda
    • {{date}} → Data della lettera
    • {{document_number}} → Codice della lettera

💡 Puoi sempre modificare il testo dopo aver applicato il template.

Allegare documenti

Puoi accompagnare la lettera con dei file: un modulo firmato e scansionato, un certificato, un contratto.

  1. Salva la lettera (gli allegati si aggiungono dopo il primo salvataggio)
  2. Nella sezione Allegati, trascina i file o clicca per sceglierli
  3. Se vuoi, aggiungi una descrizione (es. "Modulo di adesione firmato"): è il testo che compare nel PDF al posto del nome del file

Cosa succede poi:

  • Nel PDF, in fondo alla lettera compare l'elenco Allegati: numerato
  • Invia via email allega la lettera e ogni allegato come file separati
  • Stampa PDF crea un unico PDF con la lettera seguita dagli allegati PDF e dalle immagini (JPEG, PNG). I file che non si possono stampare (es. Word, Excel) vengono segnalati: stampali a parte

💡 Puoi aggiungere o togliere allegati anche dopo aver confermato la lettera. Ogni modifica resta nello Storico della lettera.

ℹ️ Gli allegati restano sulla lettera e sono inclusi nel backup dell'azienda.

Cosa appare nel PDF

Il PDF della lettera include:

  • Intestazione aziendale con logo e dati azienda
  • Dati destinatario (nome, indirizzo)
  • Data della lettera
  • Oggetto (solo se compilato, in grassetto)
  • Corpo della lettera con formattazione Markdown (grassetti, elenchi, etc.)
  • Allegati: elenco dei file allegati (solo se ce ne sono)

ℹ️ A differenza delle fatture, le lettere non hanno totali, righe prodotto, scadenze o note finali.

Template lettere

Puoi creare e gestire template riutilizzabili da Impostazioni > Template Lettere.

Creare un template

  1. Vai a Impostazioni > Template Lettere
  2. Clicca Nuovo template
  3. Inserisci il nome (es. "Sollecito di pagamento")
  4. Inserisci l'oggetto predefinito (facoltativo)
  5. Scrivi il contenuto usando Markdown e le variabili disponibili
  6. Se vuoi, spunta Imposta come predefinito
  7. Clicca Salva

Template preconfigurati

Lema include 3 template di partenza:

Template Oggetto Uso
Lettera generica Comunicazione Comunicazioni formali generiche
Sollecito di pagamento Sollecito di pagamento Ricorda al cliente fatture in sospeso
Conferma ricezione Conferma ricezione Conferma ricezione merce o documenti

Elenco lettere

La lista delle lettere mostra:

Colonna Descrizione
Codice Numerazione automatica (es. LET-2026-0001)
Data Data della lettera
Cliente Destinatario (con oggetto sotto, se presente)
Stato Bozza o Inviata

💡 A differenza degli altri documenti, la colonna Totale non appare nella lista lettere.

Consigli pratici

  • Usa i template per lettere ricorrenti: risparmi tempo e mantieni uno stile uniforme
  • Personalizza i template di base con il tono della tua azienda
  • L'oggetto è facoltativo: usalo per solleciti e comunicazioni importanti, lascialo vuoto per lettere di cortesia
  • Formattazione Markdown: usa **grassetto**, elenchi puntati e titoli per lettere ben strutturate