Gestione Dipendenti
La Gestione Dipendenti ti permette di centralizzare tutte le informazioni del tuo personale, con supporto completo per la normativa fiscale svizzera, i contributi previdenziali e i lavoratori frontalieri CH-IT.
Panoramica
Il modulo HR di Lema gestisce:
- 👤 Anagrafica dipendenti con dati personali e contrattuali
- 🌍 Multi-paese: CH, IT, DE, FR, AT con campi fiscali adattati
- 🏦 Impostazioni fiscali svizzere: cantone, tariffa imposta alla fonte, LPP
- 🗺️ Frontalieri CH-IT: gestione automatica dell'accordo bilaterale 2024
- 📅 Richieste ferie e assenze
- 💰 Buste paga con simulatore in tempo reale
- ⏱️ Timesheet per tracciare le ore lavorate
- 📁 Documenti allegati per ogni dipendente
Accedere ai Dipendenti
- Vai su Risorse Umane → Dipendenti
- Visualizzi la lista di tutti i dipendenti attivi
- Clicca su un dipendente per vedere il dettaglio o su Nuovo Dipendente per crearne uno
Le 7 Schede del Dipendente
Il form dipendente è organizzato in sette schede.
📋 Anagrafica
Raccoglie i dati personali base:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome e Cognome | Dati anagrafici obbligatori |
| Email / Telefono | Contatti diretti |
| Paese | CH, IT, DE, FR, AT - determina i campi fiscali |
| Codice Fiscale | Si adatta al paese: "Numero AVS" (CH), "Codice Fiscale" (IT), "Steuer-ID" (DE)… |
| Data di nascita | Necessaria per il calcolo automatico LPP |
| Indirizzo | Residenza del dipendente |
💡 Il campo "Codice Fiscale" cambia automaticamente nome e formato in base al paese selezionato.
💼 Lavoro
Contiene i dati contrattuali e, per i dipendenti svizzeri/frontalieri, informazioni fiscali rilevanti:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Tipo contratto | Indeterminato, determinato, collaborazione, apprendistato |
| Data assunzione / cessazione | Gestione ciclo di vita del rapporto |
| Ore settimanali | Orario contrattuale |
| Grado di occupazione | Percentuale (100% = tempo pieno). Influisce sull'imposta alla fonte |
| Permesso di soggiorno (CH) | C, B, L, G, N, F - determina se si applica la ritenuta alla fonte |
| Lavoratore frontaliero (IT) | Attiva la sezione con data inizio e regime CH-IT |
🗺️ Sezione Frontaliero CH-IT
Visibile se il dipendente risiede in Italia. Imposta:
- È un frontaliero: il dipendente risiede in Italia entro 20 km dal confine e lavora in CH
- Primo impiego in CH come frontaliere: la data in cui il dipendente ha iniziato a lavorare in Svizzera come frontaliere, anche presso un altro datore di lavoro (non la data di assunzione da te). Se aveva smesso prima del 31.12.2018, indica la data in cui ha ripreso. Determina quale accordo bilaterale si applica
Lema riconosce automaticamente il regime applicabile:
| Regime | Condizione | Effetto sul calcolo |
|---|---|---|
| 🟡 Nuovo frontaliere | Inizio attività dal 17.07.2023 (o data non inserita) | Tariffe R/S/T/U: CH trattiene l'80% dell'imposta ordinaria; il dipendente è tassato anche in Italia |
| 🔵 Vecchio frontaliere | Inizio attività prima del 17.07.2023 | Tariffe A/B/C/H: CH trattiene tutto, nessuna imposta in Italia |
🏦 Fiscale
Questa scheda è il cuore del calcolo automatico delle trattenute svizzere. Visibile se il tenant opera in Svizzera.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Stato civile | Celibe, coniugato, divorziato, vedovo |
| Figli a carico | Numero - influisce sulla tariffa imposta alla fonte |
| Coniuge con reddito | Attivo se coniugato - determina tariffa B (unico reddito) vs C (doppio reddito) |
| Cantone fiscale | Cantone di assoggettamento (per frontalieri: solitamente il cantone di lavoro) |
| Comune fiscale | Comune specifico |
| Cassa pensione LPP | Nome dell'istituto previdenziale aziendale |
🎯 Tariffa Imposta alla Fonte - Automatica!
Lema calcola automaticamente il codice tariffa Quellensteuer in base ai dati inseriti:
| Situazione | Tariffa |
|---|---|
| Celibe/nubile, senza figli | A0 |
| Celibe/nubile, con N figli | H1, H2… |
| Coniugato, unico reddito, N figli | B0, B1, B2… |
| Coniugato, doppio reddito, N figli | C0, C1, C2… |
Per i nuovi frontalieri la lettera cambia: R al posto di A, S al posto di B, T al posto di C, U al posto di H (es. T0 invece di C0).
Il codice viene aggiornato in tempo reale mentre modifichi stato civile, figli e reddito coniuge. Se la tua situazione è particolare, puoi sempre sovrascrivere manualmente il valore.
📊 Anteprima LPP
Se hai inserito la data di nascita (tab Anagrafica) e lo stipendio (tab Compenso), Lema mostra in questa scheda il calcolo indicativo della quota LPP mensile, basato sulle fasce BVG e sui limiti dell'anno in corso:
| Età | Contributo (dip. + datore) |
|---|---|
| 25–34 anni | 3,5% + 3,5% = 7% |
| 35–44 anni | 5,0% + 5,0% = 10% |
| 45–54 anni | 7,5% + 7,5% = 15% |
| 55–65 anni | 9,0% + 9,0% = 18% |
💰 Compenso
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Stipendio mensile | Retribuzione lorda mensile |
| Tariffa oraria | Per contratti a ore |
| Tredicesima | Attiva/disattiva la tredicesima mensilità |
| Giorni ferie/anno | Giorni di ferie annuali spettanti (default: 20) |
| IBAN | Coordinate per l'accredito stipendio |
| Banca | Nome dell'istituto bancario |
| Dipartimento / Mansione | Organizzazione interna |
| Responsabile | Gerarchia aziendale |
🛡️ Polizze
(Disponibile solo per dipendenti già salvati)
Visualizza e gestisci le polizze assicurative associate al dipendente:
- Tabella con tipo polizza, assicuratore, numero, contributi dipendente/datore
- Aggiungi polizza: seleziona tra le polizze aziendali attive non ancora associate
- Termina associazione: imposta data fine e disattiva
- Rimuovi: elimina completamente l'associazione
I contributi sono mostrati in percentuale o in importo fisso a seconda della modalità configurata nella polizza.
💡 Le polizze aziendali si gestiscono da Risorse Umane → Polizze Assicurative. Vedi Polizze Assicurative per la configurazione.
⚖️ Trattenute
Nella scheda del dipendente trovi:
- Simulatore busta paga - vedi Buste Paga per i dettagli
- Trattenute standard - AVS, AD, LPP, Imposta alla fonte, con lo stato di ognuna: Confermata, Personalizzata o Da confermare (con il valore proposto dalle tabelle)
- Trattenute custom - aggiungi voci extra (prestiti, anticipi, indennità speciali)
Le trattenute standard si modificano dal form di modifica del dipendente, nella scheda Trattenute: per ogni trattenuta vedi il valore e una breve spiegazione del perché (aggiornata mentre modifichi i dati), e puoi personalizzare un'aliquota, indicare un importo fisso o escludere una trattenuta. Le modifiche si applicano solo quando salvi.
✅ Conferma delle trattenute al salvataggio
Quando salvi il dipendente, Lema ricalcola le trattenute con i nuovi dati (stato civile, figli, frontaliere, salario, età…) e le confronta con quelle in uso. Se qualcosa cambia, si apre una finestra con l'elenco delle modifiche, ad esempio Imposta alla fonte: Tariffa C0 · 13.5% → Tariffa T0 · 10.8%.
- Ti vengono chiesti solo i valori che cambiano: se una trattenuta resta uguale non devi confermare nulla.
- Spunta le modifiche che vuoi applicare: valgono per le prossime buste paga.
- Quelle che non spunti restano come sono e ti vengono riproposte al salvataggio successivo.
- Le trattenute che hai personalizzato tu non vengono mai cambiate automaticamente.
📁 Documenti
(Disponibile solo dopo il primo salvataggio del dipendente)
Carica e gestisci i documenti del dipendente: contratto di lavoro, documento d'identità, permesso, certificati. Il sistema documenti è lo stesso usato in tutta l'applicazione.
Stampa Scheda Dipendente (PDF)
Per i dipendenti già salvati, puoi generare un PDF completo con tutti i dati del dipendente:
- Apri il dettaglio dipendente
- Clicca Stampa scheda dipendente (icona stampante)
- Il PDF si apre nel viewer interno con opzioni di zoom, stampa e download
Il PDF include:
- Dati anagrafici e contatti - nome, indirizzo, email, telefono
- Impiego - mansione, reparto, tipo contratto, percentuale, ore
- Dati fiscali e compenso - cantone, classe impositiva, salario, IBAN
- Polizze assicurative - tabella con tipo, assicuratore, contributi
- Simulazione trattenute - dettaglio lordo/netto con tutte le trattenute attive
- Note
💡 Il PDF usa un layout a due colonne per i dati anagrafici, rendendo la scheda compatta e leggibile.
Collegamento con Altri Moduli
I dipendenti si integrano con:
- Buste Paga: Genera cedolini mensili con calcoli automatici
- Polizze Assicurative: Associa polizze aziendali (LAINF, LPP, ecc.) ai dipendenti
- Richieste Ferie: Gestisci assenze e permessi con workflow di approvazione
- Timesheet: Registra ore lavorate per progetto o attività
- Rapporti Attività: Assegna operatori alle attività lavorative
- Utenti: Collega il dipendente a un account utente per l'accesso autonomo
Best Practice
Per dati freschi e calcoli corretti
- Inserisci sempre la data di nascita - necessaria per calcolare LPP e fascia d'età
- Imposta il cantone fiscale per il calcolo automatico dell'imposta alla fonte
- Verifica il grado di occupazione se il dipendente lavora part-time
- Usa il simulatore nel tab Trattenute per verificare il lordo→netto prima di generare la busta paga
Per i frontalieri
- Seleziona paese = IT e attiva "È un lavoratore frontaliero"
- Inserisci la data di inizio attività per il regime corretto (pre/post 2024)
- Imposta il cantone fiscale = cantone di lavoro (es. TI per Ticino)
Gestione ciclo di vita
- Usa la data di cessazione invece di eliminare il dipendente
- Mantieni aggiornato lo stipendio base dopo rinnovi contrattuali
- Collega il dipendente a un account utente per permettergli di richiedere ferie in autonomia
📖 Vedi anche: Richieste Ferie | Buste Paga | Polizze Assicurative | Timesheet