Gestione Allegati e Cartelle

📘 Ogni elemento in Lema (contatti, fatture, prodotti, contratti...) può avere allegati organizzati in cartelle, come un file manager integrato.

Panoramica

Il sistema di gestione allegati ti permette di associare file di qualsiasi tipo a ciascun record del gestionale. I documenti vengono organizzati in una struttura ad albero con cartelle e sottocartelle, simile a un file explorer.

Dove trovo gli allegati?

Apri il dettaglio di un qualsiasi elemento (contatto, fattura, prodotto...) e scorri fino alla sezione Allegati. Troverai:

  • L'albero dei file e cartelle
  • Il pulsante per caricare nuovi file
  • Il pulsante per creare cartelle
  • La barra di ricerca
  • Le statistiche di spazio occupato
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  📎 Allegati                          🔍 Cerca...       │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│  📁 Contratti                                            │
│  ├── 📄 contratto-2025.pdf                               │
│  └── 📄 allegato-tecnico.pdf                             │
│  📁 Fatture fornitore                                    │
│  ├── 📄 fattura-001.pdf                                  │
│  └── 📄 fattura-002.pdf                                  │
│  📄 nota-interna.docx                                    │
│  🖼️ logo-cliente.png                                     │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│  💾 3 cartelle · 6 file · 2.4 MB utilizzati             │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Caricare file

Drag & drop

Il modo più veloce: trascina uno o più file direttamente sulla sezione allegati. Apparirà una zona di drop evidenziata con un bordo tratteggiato.

Pulsante di upload

  1. Clicca il pulsante Upload (icona ↑)
  2. Seleziona uno o più file dal tuo computer
  3. I file vengono caricati automaticamente

💡 Suggerimento: Se hai una cartella selezionata (evidenziata), i file caricati verranno salvati direttamente in quella cartella. Altrimenti finiscono nella radice.

Tipi di file supportati

Puoi allegare qualsiasi tipo di file. Le icone cambiano automaticamente in base al tipo:

Tipo Icona Esempi
PDF 📄 Contratti, fatture, certificati
Immagini 🖼️ JPG, PNG, GIF, SVG, WebP
Fogli di calcolo 📊 XLS, XLSX, CSV
Documenti 📝 DOC, DOCX, TXT
Altri 📎 ZIP, DWG, qualsiasi altro formato

Organizzare con le cartelle

Creare una cartella

  1. Clicca il pulsante Nuova cartella (icona 📁+) nella barra degli strumenti
  2. Digita il nome della cartella nel campo che appare nell'albero
  3. Premi Invio per confermare o Esc per annullare

💡 Se hai una cartella selezionata, la nuova cartella viene creata al suo interno come sottocartella.

Sottocartelle

Puoi creare cartelle dentro altre cartelle senza limiti di profondità, per organizzare i file nel modo che preferisci:

📁 Documentazione tecnica
├── 📁 Schede prodotto
│   ├── 📄 scheda-v1.pdf
│   └── 📄 scheda-v2.pdf
├── 📁 Certificazioni
│   ├── 📁 ISO 9001
│   │   └── 📄 certificato.pdf
│   └── 📁 CE
│       └── 📄 marcatura-ce.pdf
└── 📄 indice-documenti.xlsx

Espandere e comprimere

  • Clicca sul nome di una cartella per espanderla o comprimerla
  • L'icona cambia: ▶ (chiusa) → ▼ (aperta)
  • L'icona cartella cambia: 📁 (chiusa) → 📂 (aperta)

Selezionare una cartella

Clicca su una cartella per selezionarla (verrà evidenziata). Questo determina dove verranno caricati i nuovi file e dove verrà creata una nuova sottocartella.

Operazioni sui file

Clicca con il tasto destro o usa il menu ⋮ accanto a ogni file per accedere alle opzioni:

Azione Descrizione
Anteprima Visualizza PDF e immagini direttamente nell'app
Scarica Scarica il file sul tuo computer
Rinomina Modifica il nome del file inline
Sposta in... Sposta il file in un'altra cartella
Elimina Elimina il file (con conferma)

Anteprima integrata

  • I file PDF si aprono nel visualizzatore integrato con zoom, navigazione pagine e download
  • Le immagini vengono mostrate direttamente in anteprima
  • Per gli altri formati, puoi scaricarli e aprirli con il programma appropriato

Rinominare un file

  1. Dal menu contestuale seleziona Rinomina
  2. Il nome diventa un campo editabile
  3. Modifica il nome (l'estensione viene preservata)
  4. Premi Invio per confermare o Esc per annullare

Operazioni sulle cartelle

Dal menu ⋮ di ogni cartella puoi:

Azione Descrizione
Nuova sottocartella Crea una cartella al suo interno
Rinomina Modifica il nome della cartella inline
Elimina Rimuove la cartella (deve essere vuota)

⚠️ Attenzione: una cartella può essere eliminata solo se è vuota (nessun file e nessuna sottocartella al suo interno). Sposta o elimina prima il contenuto.

Spostare file tra cartelle

Puoi spostare un file in una cartella diversa:

  1. Apri il menu ⋮ del file
  2. Seleziona Sposta in...
  3. Scegli la cartella di destinazione dalla lista (o "Radice" per toglierlo da ogni cartella)
  4. Conferma lo spostamento

Ricerca

La barra di ricerca in alto a destra filtra i file per nome. Quando cerchi:

  • Vengono mostrati solo i file il cui nome corrisponde alla ricerca
  • Le cartelle rimangono visibili se contengono file corrispondenti
  • Svuota il campo di ricerca per tornare alla vista completa

Statistiche spazio

In fondo alla sezione allegati trovi le statistiche di utilizzo:

  • Numero di cartelle create
  • Numero di file caricati
  • Spazio totale occupato (in KB, MB o GB)

Questo ti aiuta a tenere sotto controllo lo spazio utilizzato.

Casi d'uso pratici

Contatto / Cliente

Organizza i documenti del cliente in cartelle tematiche:

📁 Contratti
├── 📄 contratto-assistenza-2025.pdf
└── 📄 addendum-privacy.pdf
📁 Corrispondenza
├── 📄 offerta-iniziale.pdf
└── 📄 email-conferma.pdf
📁 Documenti fiscali
└── 📄 visura-camerale.pdf

Prodotto

Raccogli tutta la documentazione tecnica:

📁 Schede tecniche
├── 📄 datasheet-v3.pdf
└── 📄 specifiche-materiali.pdf
📁 Immagini
├── 🖼️ foto-prodotto-1.jpg
└── 🖼️ foto-prodotto-2.jpg
📁 Certificazioni
└── 📄 certificato-qualita.pdf

Fattura

Allega i documenti di supporto alla fattura:

📄 ordine-cliente-firmato.pdf
📄 rapporto-consegna.pdf
📄 timesheet-progetto.xlsx

Suggerimenti per la produttività

Suggerimento Descrizione
🎯 Struttura coerente Usa sempre le stesse cartelle per tipologia di entità (es. "Contratti", "Corrispondenza")
📂 Seleziona prima la cartella Prima di caricare file, clicca sulla cartella di destinazione
🔍 Usa la ricerca Con tanti file, la ricerca è il modo più veloce per trovare quello che cerchi
📋 Nomi descrittivi Rinomina i file con nomi chiari per trovarli facilmente
🗂️ Non esagerare 2-3 livelli di cartelle sono sufficienti nella maggior parte dei casi

Archiviazione automatica dei documenti

Quando confermi una fattura, un preventivo, un ordine o una nota di credito, Lema genera automaticamente il PDF e lo salva tra gli allegati del contatto associato.

Come funziona

Non devi fare nulla di speciale: basta confermare il documento come fai di solito. In automatico:

  1. Il PDF viene generato con tutti i dati del documento
  2. Viene creata una cartella dedicata per tipo di documento (es. invoice, quote) negli allegati del contatto
  3. Il PDF viene salvato nella cartella corrispondente
📁 invoice
├── 📄 INV-2026-001.pdf
├── 📄 INV-2026-002.pdf
└── 📄 INV-2026-003.pdf
📁 quote
└── 📄 QUO-2026-001.pdf
📄 contratto-firmato.pdf       ← caricato manualmente

Perché è utile

  • Storico completo: ogni documento emesso per un cliente resta archiviato nella sua scheda, sempre consultabile
  • Nessun rischio di perdita: anche se modifichi i dati del cliente dopo l'emissione, il PDF è una "fotografia" del momento esatto
  • Accesso rapido: apri la scheda del contatto, vai negli allegati, e trovi tutti i documenti organizzati per tipo
  • Zero sforzo: l'archiviazione è completamente automatica, non servono passaggi aggiuntivi

💡 Suggerimento: I PDF archiviati automaticamente coesistono con i file che carichi manualmente. Puoi continuare ad aggiungere contratti, ordini firmati e qualsiasi altro documento nella stessa area.

Domande frequenti

Quanti file posso caricare? Non c'è un limite prestabilito al numero di file. Lo spazio dipende dal piano attivo e dallo spazio disponibile sul server.

Posso caricare file di grandi dimensioni? Sì, ma i file molto grandi (oltre 50 MB) potrebbero richiedere più tempo per il caricamento. Si consiglia di comprimere i file quando possibile.

I file sono condivisi tra gli utenti? Sì, tutti gli utenti con accesso all'entità possono vedere, scaricare e gestire gli allegati. I permessi seguono quelli dell'entità padre.

Cosa succede se elimino un contatto o una fattura? Al momento, i file associati non vengono eliminati automaticamente. Si consiglia di ripulire gli allegati prima di eliminare un'entità.

Posso spostare una cartella con tutto il suo contenuto? Attualmente puoi spostare i singoli file. Le cartelle possono essere rinominate o eliminate se vuote.