Introduzione ai Documenti

📘 Questa guida spiega il ciclo di vita dei documenti commerciali in Lema: preventivi, ordini, DDT, fatture e note di credito.

A chi è rivolta questa sezione?

Il modulo documenti è progettato per:

Piccole e medie imprese che gestiscono preventivi e ordini prima di fatturare
Aziende con magazzino che necessitano di bolle di consegna (DDT)
Attività commerciali che vogliono tracciare il flusso: preventivo → ordine → consegna → fattura
Professionisti che preferiscono un workflow semplificato direttamente dal preventivo alla fattura

ℹ️ Non sei obbligato a seguire tutti i passaggi: puoi creare una fattura direttamente, oppure partire da un preventivo e saltare l'ordine.

Tipi di documento

Lema gestisce 5 tipi di documenti commerciali e le lettere, ognuno con un ruolo specifico:

Tipo	Prefisso	Descrizione
Preventivo	QUO	Proposta commerciale non vincolante
Ordine	ORD	Conferma d'ordine accettata dal cliente
DDT	DDT	Documento di trasporto per la consegna merce
Fattura	FAT	Documento fiscale che richiede il pagamento
Nota di credito	NCR	Storno parziale o totale di una fattura
Lettera	LET	Comunicazione commerciale non fiscale

Flusso dei documenti

Il flusso tipico di un ciclo di vendita:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    FLUSSO DOCUMENTI LEMA                         │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                  │
│   📋 PREVENTIVO (QUO)                                           │
│   └── Proposta commerciale                                       │
│       │                                                          │
│       ▼ Conferma cliente                                         │
│   📦 ORDINE (ORD)                                               │
│   └── Conferma d'ordine                                          │
│       │                                                          │
│       ▼ Spedizione merce                                         │
│   🚚 DDT (DDT)                                                  │
│   └── Bolla di consegna                                          │
│       │ ⚠️ Scarica il magazzino                                  │
│       ▼ Fine mese / Chiusura                                     │
│   🧾 FATTURA (FAT)                                              │
│   └── Documento fiscale                                          │
│       │ ⚠️ Genera scritture contabili                            │
│       ▼ Rettifica necessaria                                     │
│   📄 NOTA CREDITO (NCR)                                         │
│   └── Storno fattura                                             │
│                                                                  │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Flussi alternativi

Non devi per forza seguire tutti i passaggi. Ecco i flussi più comuni:

Scenario	Flusso
Vendita semplice	Preventivo → Fattura
Con conferma ordine	Preventivo → Ordine → Fattura
Con consegna merce	Preventivo → Ordine → DDT → Fattura
Vendita diretta	Fattura (senza preventivo)
Servizi	Preventivo → Fattura (senza DDT)

Navigazione nel menu

Ogni tipo di documento ha la sua voce nel menu laterale:

Preventivi — Lista solo preventivi
Ordini — Lista solo ordini
DDT — Lista solo bolle di consegna
Fatture — Lista fatture e note di credito
Lettere — Lista lettere commerciali

💡 Le note di credito sono visualizzate insieme alle fatture perché sono documenti fiscali correlati (una NC è tecnicamente una "fattura negativa").

💡 Le lettere hanno una sezione dedicata: non hanno righe prodotto, totali o scadenze. Per approfondire: Lettere Commerciali

Stati dei documenti

Ogni documento attraversa diversi stati durante il suo ciclo di vita:

Stato	Modificabile	Descrizione
Bozza	✅ Sì	Documento in lavorazione
Confermato	❌ No	Documento approvato/inviato
Pagato	❌ No	Fattura completamente saldata
Annullato	❌ No	Documento non più valido

⚠️ POSTED = Non modificabile: quando un documento passa da "Bozza" a "Confermato" o "Inviato", diventa POSTED e non può più essere modificato. Questo garantisce l'integrità dei documenti fiscali.

Trasformazione documenti

La vera potenza di Lema è la trasformazione automatica tra tipi di documento.

Come trasformare un documento

Apri il documento sorgente (es. un preventivo confermato)
Nel pannello laterale "Storico documenti", clicca Nuovo documento derivato
Seleziona il tipo di destinazione (es. "Ordine")
Scegli quali righe includere e le quantità
Conferma la trasformazione

Cosa viene copiato automaticamente

Dato	Copiato
Cliente	✅
Righe prodotto	✅ (con quantità selezionate)
Prezzi	✅
Note	✅
Riferimento al documento origine	✅

Tracciabilità

Ogni trasformazione crea un collegamento tra i documenti:

Preventivo QUO-2026-0001
    └──► Ordine ORD-2026-0001
            └──► DDT-2026-0001
                    └──► Fattura FAT-2026-0001

Puoi sempre risalire al documento origine dal pannello "Storico documenti".

Consolidamento (DDT → Fattura)

Puoi raggruppare più DDT in un'unica fattura riepilogativa:

Vai alla sezione DDT
Seleziona i DDT confermati dello stesso cliente
Clicca Consolida in Fattura
Viene creata una fattura con tutte le righe dei DDT selezionati

💡 Utile per la fatturazione differita a fine mese: spedisci durante il mese con DDT separati, poi fatturi tutto insieme.

Effetti automatici

Alcuni documenti hanno effetti collaterali quando vengono confermati:

Documento	Alla conferma
DDT	📦 Scarica il magazzino (se prodotto con giacenza)
Fattura	📒 Genera scritture contabili (DARE crediti, AVERE ricavi + IVA)
Nota credito	📒 Genera storno contabile

Scritture contabili da fattura

FATTURA FAT-2026-0001 di CHF 1.081,00 (IVA 8.1% inclusa)

┌─────────────────────────────────────────┐
│  📒 PRIMA NOTA GENERATA                 │
│  DARE                                   │
│    1100 Crediti clienti      1.081,00   │
│  AVERE                                  │
│    3000 Ricavi vendite       1.000,00   │
│    2200 IVA a debito            81,00   │
└─────────────────────────────────────────┘

Tracciabilità e conformità fiscale

Lema garantisce la tracciabilità completa di ogni documento, nel rispetto delle normative fiscali svizzere e italiane.

Numerazione sequenziale

Ogni documento riceve un codice univoco sequenziale al momento della creazione:

Tipo	Esempio
Preventivo	QUO-2026-0001
Ordine	ORD-2026-0001
DDT	DDT-2026-0001
Fattura	INV-2026-0001
Nota di credito	NCR-2026-0001

La numerazione è senza buchi: non è possibile creare lacune nella sequenza. I contatori si azzerano automaticamente ogni anno.

Documenti immutabili

Quando un documento viene confermato, diventa immutabile:

I dati del cliente (nome, indirizzo, P.IVA) vengono congelati al momento della conferma
I prezzi e le aliquote IVA vengono salvati come snapshot
Le coordinate bancarie dell'azienda vengono archiviate nel documento
Il codice, la data e i totali non possono più essere modificati

💡 Questo garantisce che anche se i dati del cliente vengono aggiornati in seguito, il documento fiscale emesso resta invariato.

Annullamento tracciato

I documenti confermati non possono essere eliminati. Se necessario, devono essere annullati:

Apri il documento confermato
Clicca Annulla documento
Le scritture contabili e i movimenti di magazzino vengono automaticamente stornati
Il PDF viene riarchiviato con lo stato "Annullato" nella cartella del cliente

⚠️ Le bozze possono essere eliminate liberamente. Solo i documenti confermati richiedono l'annullamento.

Archiviazione automatica PDF

Ogni volta che un documento cambia stato (conferma o annullamento), viene generato un PDF aggiornato e archiviato automaticamente nella cartella del cliente. Questo garantisce uno storico completo di tutti i documenti emessi.

Consigli pratici

Quando usare ogni tipo

Situazione	Documento consigliato
Richiesta preventivo dal cliente	Preventivo
Cliente accetta e vuole procedere	Ordine
Spedisci merce fisica	DDT
Vuoi essere pagato	Fattura
Errore in fattura o reso	Nota di credito

Best practice

Usa i preventivi anche per servizi: aiutano a tracciare il tasso di conversione
Conferma i DDT solo dopo la spedizione effettiva (scarica il magazzino)
Non eliminare documenti confermati: usa l'annullamento
Consolida i DDT a fine mese per ridurre il numero di fatture